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法律法规 -> 院内规章  

关于档案管理的规定

发布时间:2004-05-17 10:19:41


    第一条  为加强对本院档案工作的管理,实现档案工作规范化、制度化,有效地为本院各庭室和其他有关单位查阅档案资料服务,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》及本院实际,特制定本规定。

第二条 人民法院的诉讼卷宗,要根据刑事、民事、经济、行政、保全等案件类别,按年度、审级、案号的原则,单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、函电都使用收案时编定的案号。

第三条 各类诉讼文书必须用标准办公纸,并用毛笔或钢笔(用墨汁或碳素、蓝黑墨水)书写、签发。

第四条 人民法院的各类诉讼文书,应按照利于保密、方便利用的原则,分别立为正卷和副卷。

第五条  人民法院把诉讼文书立卷归档工作列为书记官室岗位责任制内容之一,由承办书记员负责收集、整理立卷(执行庭所办理的案件由执行庭负责装订)。审监庭负责检查卷宗质量。

第六条  案卷材料必须收集齐全、完整。其排列顺序应严格按照各类案卷归档要求排列。

第七条  诉讼文书材料经过系统排列后,要逐页编号,页号一律用阿拉伯数字编写在卷内材料正面的右上角。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。

第八条  卷宗装订前,要对诉讼文书材料进行全面检查,材料不完整的要补齐,破损或褪色的要修补,复制。订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要折叠。对于字迹难以辨认的材料,应附上抄件。外文以及少数民族文字材料应附上汉语译文,需要附卷保存的信封,要打开展平加贴衬纸,邮票不得取掉,文书材料上的装订性金属物必须剔除干净。每卷的厚度以不超过15毫米为宜,材料过多的,应按顺序分册装订。卷宗必须用线绳三孔一线装订。长度以160毫米左右为宜。

第九条  已结案件及时整理组卷,防止案卷材料遗失。

第十条  入卷的诉讼文书材料,一般只保存一份(有领导人批示的材料除外),重份的材料一律剔除。本院的判决书、裁定书、调解书可保留三份,装入卷底袋内备用。

第十一条  受委托代执行案件形成的材料,原件移送委托法院保存的,应将复印件和移交手续一并装卷。复印件上应由复制人写明制作人、制作时间和原件现存于何处。

第十二条  下列诉讼文书材料可以不归档,由承办单位根据情况自行处理:

1、答复来信来访人到有关单位直诉的;

2、转有关单位办理的;

3、没有参考价值的信封、转办单、工作材料;

4、内容相同的重份申诉材料;

5、法规、条例复制件;

6、一般的法律文书草稿(未定稿);

7、与本案无关的材料。

第十三条  案卷封皮按规定逐项填写清楚,用毛笔或钢笔书写,字迹要清晰、工整。

第十四条  案卷必须按规定格式,逐件填写卷内目录,对文件材料题名不能任意更改和简化,填写卷内目录字迹工整;卷内文件目录应放在卷首。

第十五条  诉讼文书材料的排列顺序,总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序,兼顾文件之间的有机联系进行排列。

第十六条  刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序:

1、卷宗封面;2、卷内目录;3、起诉书(自诉状)正本及附件;4、送达起诉书笔录;5、应诉通知书、6、举证通知书、7、答辩状、8、告之诉讼权利义务通知书;8、建议适用简易程序建议书、变更审理程序决定书;9、换押证;10、提押票;11、原告人身份证明材料;12、指定、委托诉讼代理人、辩护人材料;13、自行逮捕决定、逮捕证及对家属通知书;14、延期审理建议书;15、证据材料;16、开庭传票、出庭通知、开庭公告(稿);17、延长审限的报告、决定及批复;18、开庭审判笔录(公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词);19、撤诉申请书;20、判决书、裁定书、调解书正本;21、宣判笔录(委托宣判函及宣判笔录);22、取保候审相关材料;23、送达回证;23、司法建议书;24、抗诉书;25、上诉案件移送函存根;26、上级人民法院退卷函;27、上级人民法院判决书、裁定书;28、暂予监外执行决定书;29、执行通知书存根和回执(释放证回执);30、罚金收据;31、赃物、证物移送清单及处理手续材料;32、备考表;33、证物袋;34、卷底。

第十七条  民商事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序:

1、卷宗封面;2、卷内目录;3、立案审批表;4、立案登记表;5、起诉书及附件;6、受理案件通知书;7、原告举证通知书;8、缴纳诉讼费通知或免费手续;9、应诉通知书;10、被告举证通知书;11、答辩状及附件;12、原告、被告、第三人、法定代表人身份证、授权委托书;13、律师事务所或法律服务所代理函;14、先予执行裁定、笔录、清单;15、原告举证材料;16、被告的举证材料;17、第三人的举证材料;18、法院调查取证材料;18、鉴定委托书及鉴定书;19、开庭通知、传票、开庭公告底稿;20、合议庭组成人员通知书;21、开庭审判笔录;22、撤诉申请;23、判决书、调解书、裁定书正本;24、宣判笔录;25、送达回证;26、诉讼费收据;27、上诉案件移送函存根; 27、上级法院退卷函;28、上级法院判决书、调解书、裁定书正本;29、证物处理手续材料;30、司法建议书;31、结案小结;32、备考表;33、证物袋;34、卷底。

第十八条  行政一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序:

1、卷宗封面;2、卷内目录;3、立案审批表;4、立案登记表;5、起诉书、口诉笔录及附件(行政处罚及处理材料);6、受理案件通知书;7、原告举证通知书;8、缴纳诉讼费通知或免费手续;9、应诉通知书;10、被告举证通知书;11、答辩状及附件;12、法定代表人身份证明、授权委托书;13、律师事务所或法律服务所代理函;14、询问、调查笔录及调查取证材料;15、开庭通知、传票、公告底稿;16、停止行政机关具体行政行为继续执行的法律文书;17、开庭审判笔录;18、代理词、辩护词;19、撤诉书;20、判决书、裁定书正本;21、宣判笔录;22、送达回证;23、诉讼费收据;24、上诉或复核案件移送书;25、上级法院退卷函;26、上级法院的判决书、裁定书或批复;27、证物处理手续;28、备考表;29、证物袋;30、卷底。

第十九条  再审、申诉案件正卷诉讼文书材料的排列顺序:

1、卷宗封面;2、卷内目录;3、立案审批表或提起再审决定书;4、申诉书;5、原审判决书、裁定书;6、提审、询问当事人笔录;7、提押票、传票;8、调查笔录或调查取证材料;9、开庭笔录;10、判决书、裁定书正本;11、宣判笔录;12、送达回证;13、退卷函存根;14、备考表;15、证物袋;16、卷底。

第二十条  各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序:

1、卷宗封面;2、卷内目录;3、案件承办人的审查报告;4、承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录;5、有关本案的内部请示及批复;6、合议庭评议案件笔录;8、审判庭汇报案件记录;9、案件综合报告原、正本;10、审判委员会讨论记录;11、判决书、裁定书原本;12、审判监督表或发回重审意见书;13、其他不宜对外公开的材料;14、备考表;15、卷底。

第二十一条 卷内目录应按诉讼文书材料排列顺序逐件填写,一份诉讼文书材料编一个顺序号。

第二十二条 案件结案后的当月二十五日前,由承办书记员将结案卷宗整理装订(刑事案件在裁判文书生效后二十日内应填发执行通知书,并于五日内整理装订卷宗),如数移交审监庭进行质量检查。

经检查合格的案件,审监庭应于三日内向档案室归档。档案管理员应逐件清点卷宗数量,并出具移交清单。

第二十三条 凡能附卷保存的证物均应装订入卷,无法装订的可装入证物袋,并标明证物名称、数量、特征、来源,不便附卷的证物应拍照片附卷。

第二十四条 已经归档的卷宗不得从卷内抽取材料,确需增添诉讼文书材料的,应征得办公室同意后,按立卷要求办理。

第二十五条  移交档案时,应首先填写移交档案登记表,写明案号、原、被告名称、移交时间等。

第二十六条  移交登记表应有移交人和收卷人签字。

第二十七条  移交到档案室的案卷,档案管理员应及时编制卡片和目录,进行归档处理。

第二十八条   外来人员查阅档案,须持本单位介绍信或本人身份证明并经我院办公室主任或其授权人员签字后,按照最高人民法院关于查阅卷宗档案的管理规定进行查阅。

第二十九条  档案管理员必须进行查阅登记,填写查阅人、单位、用途、卷宗号。

第三十条  本院档案一般不外借,外单位人员因工作确需借阅档案,必须两人同行,持本单位介绍信并经主管副院长批准,按借阅程序办理,但限期一个月内归还(检察院抗诉需提卷的,应在三个月内归还)。

第三十一条   查档人员应在规定的室内查阅,禁止吸烟、喧哗,查阅完后,按规定办妥退卷手续。

第三十二条  查档人员查档时应注意保密,不得拆卷、复制,严禁加注、划线、勾抹、涂等损害档案的行为。确需复印卷内材料的,应当由档案管理员在本院复印室进行复印。

第三十三条   在特殊情况下(机器故障、停电等)须到院外复印的,应经办公室主任同意。

第三十四条   本单位内部查档,应填写提档申请卡,说明提档理由,并经办公室负责人及本人签字后方可借阅。

院党组记录、院务会记录,非经院长同意外,任何人不得随意查阅。

第三十五条  对档案的收集、整理、提供利用做得好的个人,由院内进行表扬或奖励。

第三十九条  对借阅档案造成档案损毁、丢失的、涂改、伪造档案材料的,以及其他损害档案的,责令赔偿损失,情节严重的,依照《中华人民共和国档案法》及我院内部奖惩有关规定处理。

第四十条  本规定自公布之日起执行。